8 июля 2026
Акт отбора проб — это первичный учётный документ испытательной лаборатории, которым фиксируется процедура отбора образца (пробы) объекта испытаний: метод отбора, место, дата и время, условия окружающей среды, идентификация пробы и данные лица, проводившего отбор. Именно акт связывает физический образец с последующим протоколом испытаний и обеспечивает прослеживаемость и доказательственную силу результатов. Требования к его оформлению вытекают из ГОСТ ISO/IEC 17025-2019, ГОСТ Р 58972-2020 и критериев аккредитации, утверждённых приказом Минэкономразвития России от 26.10.2020 № 707.
С правовой точки зрения акт отбора проб выполняет функцию документального удостоверения юридического факта — отбора образца в определённых условиях уполномоченным лицом. От корректности этого документа напрямую зависит юридическая значимость и доказательственная сила протокола испытаний: если проба отобрана с нарушениями или её происхождение невозможно проследить, результаты испытаний могут быть признаны недостоверными, а сам протокол — оспоримым.
Акт выполняет три взаимосвязанные функции. Во-первых, идентификационную: он однозначно связывает поступивший в лабораторию образец с конкретным объектом, партией продукции или точкой отбора, исключая обезличивание пробы. Во-вторых, доказательственную: фиксирует условия отбора, которые могут влиять на результат (температура, влажность, способ консервации, тара), и тем самым обеспечивает воспроизводимость и защищает лабораторию при возникновении спора. В-третьих, метрологическую: акт является звеном в цепи метрологической прослеживаемости — от объекта в реальных условиях до числового значения в протоколе.
Отбор образцов (проб) относится к процессам, влияющим на достоверность результата, поэтому в системе менеджмента аккредитованной лаборатории он рассматривается как управляемая деятельность с документированной процедурой и обязательными записями. Акт отбора проб и есть та запись (record), наличие и полнота которой проверяется как при внутреннем аудите, так и при подтверждении компетентности в национальной системе аккредитации.
Единой унифицированной формы акта отбора проб, обязательной для всех лабораторий, законодательство не устанавливает. Требования к содержанию документа распределены по нескольким нормативным актам, и лаборатория формирует собственную форму так, чтобы она удовлетворяла всем применимым положениям.
ГОСТ ISO/IEC 17025-2019 «Общие требования к компетентности испытательных и калибровочных лабораторий» — базовый стандарт. Пункт 7.3 «Отбор образцов» обязывает лабораторию, которая осуществляет отбор, иметь план и метод отбора, а также вести записи соответствующих данных отбора. Пункт 7.3.3 прямо перечисляет, что должно сохраняться: ссылка на использованный метод отбора, дата и время отбора, данные для идентификации и описания образца, идентификация персонала, выполнившего отбор, идентификация оборудования, условия окружающей среды или транспортирования, а также схемы или иные эквивалентные средства для установления места отбора и любые отступления, дополнения или исключения из метода отбора. Пункт 7.4 «Обращение с объектами испытаний» дополняет эти требования правилами транспортирования, хранения и идентификации образцов, исключающими их подмену или порчу.
ГОСТ Р 58972-2020 «Оценка соответствия. Общие правила отбора образцов для испытаний продукции при подтверждении соответствия» устанавливает общие правила и порядок отбора образцов и является профильным документом именно по отбору. Здесь важно не смешивать стандарты: правила оформления протоколов испытаний регулирует смежный ГОСТ Р 58973-2020, а отбор образцов — именно ГОСТ Р 58972-2020. Подмена одного стандарта другим — распространённая ошибка, которую мы разбираем ниже; корректному оформлению результатов испытаний посвящена отдельная статья про оформление протокола испытаний по ГОСТ Р 58973-2020.
Приказ Минэкономразвития России от 26.10.2020 № 707 (в редакции от 14.05.2025) «Об утверждении критериев аккредитации…» задаёт требования к аккредитованному лицу, в том числе к наличию системы менеджмента, документированных процедур и ведению записей по всем процессам, влияющим на результат, включая отбор образцов. Полнота и управляемость акта отбора проб оцениваются экспертной группой при аккредитации и последующем подтверждении компетентности.
Федеральный закон от 28.12.2013 № 412-ФЗ «Об аккредитации в национальной системе аккредитации» определяет правовые рамки деятельности аккредитованных лиц и является нормативной вершиной этой иерархии.
Помимо горизонтальных требований, для конкретных объектов испытаний действуют предметные стандарты на методы отбора (например, на отбор проб воды, почвы, пищевой продукции, нефтепродуктов, строительных материалов). Форма акта в лаборатории разрабатывается с учётом как горизонтальных требований ГОСТ ISO/IEC 17025, так и профильного стандарта на метод отбора для соответствующей области аккредитации.
Ниже сведены реквизиты, которые в совокупности обеспечивают идентификацию, прослеживаемость и доказательственную полноценность документа. Для каждого реквизита указано его содержание и нормативное основание.
| Реквизит | Что содержит | Нормативное основание |
|---|---|---|
| Наименование и номер документа | «Акт отбора проб (образцов)», уникальный регистрационный номер | Управление записями, п. 7.5, 8.4 ГОСТ ISO/IEC 17025 |
| Дата и время отбора | Календарная дата и точное время начала/окончания отбора | п. 7.3.3 ГОСТ ISO/IEC 17025 |
| Данные лаборатории и заказчика | Наименование аккредитованного лица, аттестат аккредитации, сведения о заказчике | Критерии аккредитации, приказ № 707 |
| Идентификация объекта | Наименование продукции/объекта, партия, изготовитель, объём партии | п. 7.3.3, п. 7.4 ГОСТ ISO/IEC 17025 |
| Место отбора | Адрес, точка отбора, схема или координаты (при необходимости) | п. 7.3.3 (схемы места отбора) |
| Метод (методика) отбора | Ссылка на НД на метод отбора (ГОСТ, МВИ, методику) | п. 7.3.1–7.3.3 ГОСТ ISO/IEC 17025; ГОСТ Р 58972-2020 |
| Идентификация проб | Шифр (код) каждой пробы, количество, масса/объём, вид тары и упаковки | п. 7.3.3, п. 7.4 |
| Условия отбора | Температура, влажность, погодные и иные условия окружающей среды | п. 7.3.3 (условия окружающей среды) |
| Консервация и транспортирование | Способ консервации, условия хранения и доставки, срок годности пробы | п. 7.4 ГОСТ ISO/IEC 17025 |
| Оборудование для отбора | Наименование и идентификатор пробоотборного оборудования | п. 7.3.3 (идентификация оборудования) |
| Отступления от метода | Любые отклонения, дополнения или исключения из метода отбора | п. 7.3.3 (отступления от метода) |
| Данные пробоотборщика | ФИО и должность лица, проводившего отбор, его подпись | п. 7.3.3 (идентификация персонала) |
| Подписи сторон | Подписи представителей лаборатории и заказчика (при отборе с его участием) | Доказательственная функция, критерии № 707 |
Отсутствие любого из ключевых реквизитов (идентификации пробы, метода отбора, условий, подписи пробоотборщика) снижает доказательственную силу документа и, как правило, влечёт замечание экспертной группы при аккредитации.
Разбираем лицензирование простым языком
Подпишитесь на Telegram-канал СЛК Центра — чтобы не пропустить важное.
Поскольку унифицированной формы нет, лаборатория утверждает собственный бланк акта как форму записи в составе системы менеджмента. Порядок разработки, согласования, введения в действие и актуализации таких форм закрепляется в руководстве по качеству лаборатории и документированных процедурах управления записями.
Практические требования к форме сводятся к следующему. Бланк должен быть управляемой записью: иметь идентификатор формы, обозначение редакции (версии) и дату введения, чтобы исключить использование устаревших или неучтённых бланков. Форма должна предусматривать поля под все обязательные реквизиты из таблицы выше и учитывать специфику объекта испытаний в области аккредитации — например, для отбора проб воды предусматриваются поля консервации и температуры, для сыпучих материалов — схема точек и число точечных проб, для нефтепродуктов — тип тары и пломбирование. Нумерация актов должна быть сквозной и обеспечивать однозначную связку «акт отбора → шифр пробы → протокол испытаний», что критично для метрологической прослеживаемости.
Целесообразно предусмотреть в форме поле для отметки об отступлениях от метода отбора: их фиксация — не признак нарушения, а требование стандарта, позволяющее корректно интерпретировать результат. Также форма должна содержать реквизиты, позволяющие идентифицировать средства измерений и пробоотборное оборудование, использованные при отборе, что связывает акт с процедурами метрологической прослеживаемости и обеспечения качества результатов.
Если отбор образцов осуществляет не лаборатория, а заказчик, лаборатория не составляет акт самостоятельно, но фиксирует этот факт: в протоколе испытаний делается оговорка, что образцы предоставлены заказчиком, а результаты распространяются только на представленный образец. Такое разграничение ответственности прямо предусмотрено логикой ГОСТ ISO/IEC 17025 и защищает лабораторию от претензий по вопросам, находящимся вне её контроля.
Экспертиза документов лаборатории по критериям аккредитации регулярно выявляет однотипные дефекты оформления актов отбора проб. Знание этих ошибок позволяет пройти аккредитацию (или аттестацию) лаборатории без замечаний.
Наиболее частая ошибка — некорректная нормативная ссылка: указание в акте или во внутренней процедуре ГОСТ Р 58973-2020 (правила оформления протоколов) там, где должен применяться ГОСТ Р 58972-2020 (правила отбора образцов). Смешение двух стандартов свидетельствует о формальном подходе к документации и почти всегда попадает в перечень замечаний.
Вторая распространённая группа дефектов — неполнота реквизитов: отсутствие идентификации пробоотборного оборудования, условий окружающей среды или схемы места отбора, притом что пункт 7.3.3 ГОСТ ISO/IEC 17025 требует их обязательного сохранения. Третья — разрыв прослеживаемости: шифр пробы в акте не совпадает с шифром в журнале регистрации и в протоколе испытаний, из-за чего связь «объект — образец — результат» разрывается. Четвёртая — использование неучтённой формы бланка без обозначения редакции, что нарушает требования к управлению записями. Наконец, встречается отсутствие фиксации отступлений от метода отбора: если реальные условия отличались от предусмотренных методикой, но это не отражено в акте, интерпретация результата становится некорректной.
Устранение этих дефектов на этапе разработки формы и внутреннего аудита существенно снижает риск отрицательного решения по результатам экспертизы и последующих корректирующих действий. Системная работа с записями лаборатории — часть более широкого комплекта документов СМК испытательной лаборатории по ГОСТ ISO/IEC 17025, а поддержание достоверности результатов обеспечивается процедурами внутрилабораторного контроля качества.
Специалисты СЛК Центра помогают выстроить систему менеджмента испытательной лаборатории и подготовить комплект документации — от форм записей и процедур отбора образцов до руководства по качеству — с учётом области аккредитации и требований действующих критериев. Это снимает большинство типовых замечаний ещё до подачи заявления на аккредитацию.
Обязателен ли акт отбора проб, если отбор проводит не лаборатория, а заказчик? Если образцы отбирает и предоставляет заказчик, лаборатория не составляет акт самостоятельно. Однако она обязана зафиксировать этот факт: в протоколе испытаний указывается, что образцы предоставлены заказчиком, а результаты распространяются только на представленный образец. Если же отбор осуществляет лаборатория, ведение записей отбора по пункту 7.3 ГОСТ ISO/IEC 17025 обязательно.
Можно ли использовать произвольную форму акта отбора проб? Да, унифицированной обязательной формы нет — лаборатория разрабатывает и утверждает собственный бланк. Но эта форма должна содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные пунктом 7.3.3 ГОСТ ISO/IEC 17025, быть управляемой записью с обозначением редакции и учитывать профильный стандарт на метод отбора и специфику области аккредитации.
Чем акт отбора проб отличается от протокола испытаний? Акт отбора проб фиксирует условия и факт отбора образца и его идентификацию, а протокол испытаний отражает результаты последующих измерений. Это разные документы, регулируемые разными нормами: отбор образцов — ГОСТ Р 58972-2020 и пункт 7.3 ГОСТ ISO/IEC 17025, оформление протокола — ГОСТ Р 58973-2020. Акт первичен и обеспечивает прослеживаемость, на которую опирается протокол.
Услуга по теме статьи
Электролаборатории
Оформим документы под ключ — быстро, с гарантией результата.
Доверьте оформление документов экспертам — мы берём на себя весь процесс.
Опишите задачу — эксперт перезвонит за 15 минут и подскажет оптимальное решение.
Оставьте телефон — эксперт перезвонит в течение 15 минут, бесплатно проконсультирует.
Или позвоните сразу: +7 (495) 215-06-21